KOMUNIKASI
BISNIS
KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
Disusun Oleh :
GeabyValinia (14214475)
Maurin Nur Atria (16214490)
Nanda Salsabila (17214802)
Naurah Nazifah (17214869)
Nur Fathaniah (18214154)
Samsyu Rizal (19214968)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
I.
Komunikasi
Dalam Organisasi
A.
Pengertian
Komunikasi
Komunikasi adalah Suatu proses
penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan
tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.
Komunikasi dalam organisasi sangat
penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan
orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang
dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan
kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi
secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui
komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita
(receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja,
tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan
diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai
tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
B.
Bagaimana
Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi
Menyalurkan
ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah
dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk
menyelesaikan masalah nya.
Tahapan
- tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi :
Ø Ide
(gagasan)
Ø Perumusan.
Dalam perumusan,disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
Ø Penyaluran
(Transmitting). Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan simbol,
atau isyarat dsb.
Ø Tindakan.
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi
dilaksanakan.
Ø Pengertian.
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi
menjadi ide si receiver.
Ø Penerimaan.
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
C.
Hambatan
- Hambatan Komunikasi
Berikut
ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :
1. Hambatan
dari Proses Komunikasi :
·
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya
pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya ataupengirim pesan, hal
ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
·
Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal
ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga
mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan
penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
·
Hambatan media, adalah hambatan yang
terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguansuara radio dan
aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
·
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan
terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
·
Hambatan dari penerima pesan, misalnya
kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan,sikap prasangka
tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
·
Hambatan dalam memberikan balikan.
Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akantetapi memberikan
interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu
komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain-lain,
misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam
komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda,tidak jelas atau
berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
4. Hambatan
Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial
kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilaiserta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
D.
Klasifikasi
Komunikasi dalam organisasi
Di
bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau
dari beberapa segi :
1. Dari
segi sifatnya :
·
Komunikasi Lisan komunikasi yang
berlangsung lisan/berbicara. Contoh: presentasi
·
Komunikasi Tertulis. Komunikasi melalui
tulisan. Contoh: e-mail
·
Komunikasi Verbal. Komunikasi yang
dibicarakan/diungkapkan. Contoh: curhat
·
Komunikasi Non Verbal. Komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat).
Contoh: seseorang yang gugup
2. Dari
segi arahnya :
·
Komunikasi Ke atas. Komunikasi dari
bawahan ke atasan
·
Komunikasi Ke bawah. Komunikasi dari
atasan ke bawahan
·
Komunikasi Horizontal. Komunikasi ke
sesama manusia/setingkat
·
Komunikasi Satu Arah. Contoh : pemberitahuan
gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
·
Komunikasi Dua Arah. Berbicara dengan
adanya timbal balik/saling berkomunikasi
3. Menurut
Lawannya :
·
Komunikasi Satu Lawan Satu. Berbicara
dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contoh:berbicara melalui telepon
·
Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok).
Berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contoh: kelompok satpam
menginterogasi maling
·
Kelompok Lawan Kelompok. Berbicara
antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Contoh: debat partai politik
4. Menurut
Keresmiannya :
·
Komunikasi Formal. Komunikasi yang
berlangsung resmi. Contoh: rapat pemegang saham
·
Komunikasi Informal. Komunikasi yang
tidak resmi. Contoh : berbicara dengan teman
II.
Pola
Komunikasi Bisnis
Meskipun
semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk
mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan
organisasi yang lain berbeda-beda. Secara umum, pola komunikasi dikelompokkan
menjadi saluran komunikasi formal dan nonformal.
A.
Komunikasi
Formal
Dalam
struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola
yaitu:
1. Komunikasi
dari atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan
pokok yaitu:
Ø Memberikan
pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
Ø Memberikan
informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
Ø Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
Ø Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
Ø Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
2. Komunikasi
dari bawah ke atas
Komunikasi
dari bawah ke atas atau disebut buttom-upcommunication berarti alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan
mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang
lebih tinggi.
3. Komunikasi
Horizontal
Komunikasi
Horizontal atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral
(lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian
yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4. Komunikasi
Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi,
antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
B.
Saluran
Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron televisi, dan kadang
kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang
ada dalam organisasinya.
III.
Masalah
Komunikasi dalam Organisasi
Faktor
hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3
jenis, yaitu:
1.
Hambatan
Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2.
Hambatan
Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara
efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan
lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3.
Hambatan
Manusiawi
Hambatan
ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden
dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a. Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi,
dan penyaringan informasi.
b. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari
aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak
pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan utama
komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi
setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan
diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi.
Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarki antara
satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis
adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi
yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga
haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan
atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi, semua pesan
atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh
penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi,
budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan
hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness
(Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat
dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan
dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness
(Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat
mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat
tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.
3. Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan
empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness
(Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan
dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5. Clarity
(Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan
bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna
yang jelas.
6. Courtessy
(Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan
nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.
7. Correctness
(Ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan
menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).
